BTW terugvragen: hoe zit dat precies?
Als ondernemer heb je waarschijnlijk te maken met de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) op inkopen voor jouw bedrijf. Maar wist je dat je in veel gevallen de betaalde BTW kunt terugvragen? In deze uitgebreide gids leer je alles wat je moet weten over het terugvragen van voorbelasting. We bespreken de voorwaarden waaraan je moet voldoen, het proces van BTW terugvragen, hoe het zit met BTW in het buitenland en wanneer je als ondernemer BTW kunt aftrekken.
Wat is voorbelasting?
Als ondernemer kun je te maken krijgen met de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) die je betaalt voor goederen en diensten die je inkoopt voor je bedrijf. Deze betaalde BTW wordt voorbelasting genoemd. Gelukkig is het vaak mogelijk om deze voorbelasting terug te vragen, waardoor je de financiële last kunt verlichten.
Voorwaarden voor terugvragen BTW
Om in aanmerking te komen voor het terugvragen van BTW, moeten enkele voorwaarden worden vervuld:
- Ondernemerschap: Je moet als ondernemer geregistreerd zijn bij de Belastingdienst en btw-aangiften indienen.
- BTW-plichtig: Je moet goederen of diensten leveren die belast zijn met BTW. Als je alleen vrijgestelde prestaties levert, kun je in de meeste gevallen geen voorbelasting terugvragen.
- Facturen met BTW: Je moet facturen hebben ontvangen waarop de BTW apart is vermeld en die aan de wettelijke vereisten voldoen. Zorg ervoor dat de facturen volledig en correct zijn, inclusief jouw bedrijfsnaam en BTW-nummer.
- Administratieve verplichtingen: Je moet een gedegen administratie bijhouden en jouw BTW-administratie correct en tijdig indienen.
Bespaar tijd met onze BTW-calculator
Hoe kun je BTW terugvragen?
Het proces van BTW terugvragen verloopt meestal via de reguliere BTW-aangifte. Je kunt de betaalde BTW als voorbelasting opnemen in jouw aangifte. Hier zijn de stappen die je moet volgen:
- Facturen verzamelen: Verzamel alle facturen waarop BTW in rekening is gebracht voor goederen en diensten die je hebt ingekocht.
- BTW-aangifte indienen: Vul jouw reguliere BTW-aangifte in, waarin je de BTW over jouw omzet en de betaalde voorbelasting opneemt. Vermeld het bedrag aan betaalde voorbelasting in het juiste vak op het aangifteformulier.
- Teruggave of verrekening: Afhankelijk van jouw aangifte, zal de Belastingdienst bepalen of je recht hebt op een teruggave van de voorbelasting of dat het wordt verrekend met andere nog verschuldigde BTW-bedragen.
BTW terugvragen in het buitenland
Als je als ondernemer goederen of diensten inkoopt in het buitenland, kun je mogelijk ook daar betaalde BTW terugvragen. Hier zijn enkele belangrijke punten om in gedachten te houden:
- Terugvraagprocedures: Elk land heeft zijn eigen procedures en vereisten voor het terugvragen van buitenlandse BTW. Informeer jezelf over de specifieke regels van het betreffende land.
- Buitenlandse BTW-identificatienummers: In sommige gevallen kan het nodig zijn om een BTW-identificatienummer aan te vragen in het betreffende land voordat je BTW kunt terugvragen.
- Termijnen: Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de termijnen voor het indienen van de BTW-terugvraag in het buitenland. Te late indiening kan resulteren in verlies van het recht op teruggave.
BTW verleggen
Bij sommige internationale transacties kan het concept van BTW-verlegging van toepassing zijn. Dit betekent dat de verantwoordelijkheid voor het afdragen van BTW wordt verlegd naar de afnemer van de goederen of diensten, in plaats van de leverancier. In dergelijke gevallen hoef je als afnemer de BTW niet te betalen aan de buitenlandse leverancier, maar moet je mogelijk de BTW zelf aangeven en afdragen in jouw eigen land.
BTW-verlegging kan van toepassing zijn in verschillende situaties, zoals intracommunautaire transacties binnen de Europese Unie (EU) en internationale dienstverlening. Het is belangrijk om de regels en vereisten met betrekking tot BTW-verlegging te begrijpen en ervoor te zorgen dat je voldoet aan de wettelijke verplichtingen in zowel het land van de leverancier als jouw eigen land.
Wanneer kan ik als ondernemer BTW aftrekken?
Als ondernemer kun je in bepaalde gevallen BTW aftrekken van jouw te betalen BTW-bedrag. Hier zijn enkele situaties waarin BTW-aftrek mogelijk is:
- Zakelijke uitgaven: Als je goederen of diensten inkoopt voor zakelijke doeleinden, kun je de BTW op deze uitgaven aftrekken.
- Investeringen: Bij de aanschaf van bedrijfsmiddelen, zoals machines of computers, kun je de BTW hierop in veel gevallen aftrekken.
- Representatiekosten: BTW op kosten voor zakenlunches en relatiegeschenken is in veel gevallen niet aftrekbaar. Houd hier rekening mee bij het indienen van jouw BTW-aangifte.
BTW terugvragen is een belangrijk onderdeel van het beheer van de financiën van jouw bedrijf. Door de voorwaarden en procedures te begrijpen, kun je profiteren van de mogelijkheid om BTW terug te vragen en jouw financiële lasten te verlagen. Zorg ervoor dat je nauwkeurig en tijdig jouw BTW-administratie bijhoudt en voldoet aan de vereisten van de Belastingdienst.
Let op: Raadpleeg altijd een professionele belastingadviseur voor specifieke vragen en om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de geldende regelgeving met betrekking tot BTW terugvragen.
Meer informatie over de BTW teruggave, voorwaarden en uitzonderingen lees je op deze pagina van de Belastingdienst.